Advertisement
คงปฏิเสธไม่ได้ว่า ปัจจุบันโปรแกรมพื้นฐานของแต่ละกิจการมีหลักๆไม่กี่อย่างเช่น โปรแกรม Microsoft Office เช่น Excel, Word และ โปรแกรมบัญชี AccCloud.co ที่แทบทุกกิจการจะต้องมีใช้ นอกจากนั้นก็จะเป็น โปรแกรมติดต่อสื่อสารประเภท Line หรือ email เป็นต้น
ในบทความนี้ผมจะมารีวิวในส่วนของโปรแกรมโปรแกรมบัญชีครับ (Romney and Steinbart (2003) )ได้ให้คำจำกัดความไว้ว่า “โปรแกรมทางการบัญชี คือ ระบบการทำงานระบบหนึ่งซึ่งประกอบด้วย เทคโนโลยีสารสนเทศ ทรัพยากรมนุษย์ และนโยบายของบริษัท เน้นถึงการใช้ข้อมูลทางการบัญชีที่เกิดจากการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจเพื่อ ให้บรรลุวัตถุประสงค์หลักดังนี้
1.การเก็บรวบรวมและบันทึกรายการค้าของธุรกิจ
2.การประเมินผลข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีประโยชน์ การวางแผน การสั่งการ และการควบคุม
3.การจัดให้มีการควบคุมข้อมูลของธุรกิจเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความครบถ้วน ถูกต้อง และเชื่อถือได้ “
ดังนั้นความละเอียดซับซ้อนของโปรแกรมบัญชี จึงเป็นไปตามความละเอียดและซับซ้อนของธุรกิจ กล่าวคือ ถ้าธุรกิจเพิ่งเริ่มต้น ไม่มีความซับซ้อนอะไรสักเท่าไหร่ อาจจะไม่ต้องใช้โปรแกรมบัญชีเลยก็ได้ ใช้แค่เอกสารทำมือ หรือจะใช้ Excel ก็ได้ แต่พอทันที ที่ธุรกิจเริ่มซับซ้อนขึ้น มีข้อมูลมากขึ้นการทำมือ หรือ คุมด้วย Excel ก็อาจจะไม่พอจึงเป็นจุดเริ่มต้นของธุรกิจโดยมากที่หันมาใช้โปรแกรมบัญชีกัน
แล้วจะรู้ได้ยังไงครับว่า ธุรกิจนั้นถึงเวลาที่จะใช้โปรแกรมบัญชี กันแล้วหรือยัง??
โดยธรรมชาติแล้ว ตอนเริ่มต้นธุรกิจ ผู้ประกอบการจะไม่ค่อยสนใจหรอกครับว่า บัญชีจะเป็นยังไง คือจะสนใจแต่ว่าจะขายได้ไหม จะมียอดขายจากที่ไหน ส่วนบัญชีค่อยว่ากัน ดังนั้นตอนแรกๆ ของธุรกิจจะดูยุ่งๆเหยิงหน่อย แต่เมื่อธุรกิจผ่านไปถึงปีที่ 2 ปีที่3 เริ่มมีทุนจะเริ่มหันกลับมาดูบัญชีภายในของธุรกิจเราเองว่า จริงๆแล้วที่มีเงินสดหมุนเวียนนี่มีกำไรที่แท้ทรูเท่าไหร่กันแน่ ตอนนี้ผู้ประกอบการก็จะเริ่มต้นหาโปรแกรมบัญชีที่ตอบสนองธุรกิจของเขา
ก่อนอื่นต้องมาดูก่อนว่า โปรแกรมบัญชี จะต้องมีคุณสมบัติขั้นต่ำอะไรบ้าง โดนปกติแล้วโปรแกรมบัญชีจะต้องมีคุณสมบัติตามนี้ครับ
1.ด้านการ Setup ระบบ
a.อย่างน้อยเลยต้องมีให้ Setup ดังนี้
i.รหัสพื้นฐานเช่นพวกรหัสบัญชี รหัสสินค้า รหัสลูกหนี้ รหัสเจ้าหนี้
ii.รหัสJob งาน รหัสการบริการต่างๆ
2.ด้านบันทึกบัญชีได้ (ถ้าลงไม่ได้ ก็ไม่ใช่โปรแกรมบัญชี)
a.ลงบันทึกสมุดรายวันได้
b.ลงบันทึกภาษีซื้อ ภาษีขาย ภาษีซื้อรอขอคืน ได้
c.ลงบันทึก ภงด 1 3 53 หัก ณ ที่จ่าย ภพ 30 และ ประกันสังคมได้
d.ออกรายงานแยกประเภท สมุดรายวัน งบกำไรขาดทุน กระดาษทำการ งบดุล วิเคราะห์งบการเงิน และ งบกระแสเงินสด ได้
3.ด้านการซื้อ
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
i.ใบขอซื้อ
ii.ใบสั่งซื้อ
iii.เอกสารรับสินค้า
iv.เอกสารตั้งหนี้
v.เอกสารพวกงานซื้อประเภทต่างๆ เช่นซื้อในประเทศ ต่างประเทศ
b.รายงานการซื้อ เช่นสรุปการสั่งซื้อ สรุปสินค้าจากการสั่งซื้อ
4.ด้านการขาย
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
i.ใบเสนอราคา
ii.ใบสั่งขาย
iii.ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี
iv.ใบส่งของ/ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
v.เครดิตโน้ต
vi.เดบิตโน้ต
b.รายงานเกี่ยวข้องกับการขาย
5.ด้านการเงินรับ
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
i.ใบวางบิล
ii.ใบเสร็จรับเงิน
iii.ใบสำคัญรับชำระ
b.รายงานที่เกี่ยวข้องกับการรับชำระ และ พวกรายงานลูกหนี้ต่างๆ
6.ด้านการเงินจ่าย
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
i.การรับวางบิล
ii.ใบสำคัญจ่ายชำระ
iii.พวกเอกสารเงินสดย่อย
iv.พวกเอกสารการตั้งหนี้ หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ
b.รายงานที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายชำระ และพวกรายงานเจ้าหนี้ต่างๆ
7.ด้านธนาคาร
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
i.ปรับปรุงธนาคาร
ii.ดู Bank Statement
iii.บันทึกการรับจ่ายเช็ค การเข้าเช็ค การ Reconcile Cheque
b.รายงานที่เกี่ยวข้องกับพวกความเคลื่อนไหว และ ยอดเงินในธนาคาร ซึ่งต้องสอดคล้องกับยอดบัญชีด้วยเช่นกัน
8.ด้านสต๊อกสินค้า
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
i.พวกเอกสารรับจ่าย ใบรับ ใบเบิกสินค้า ตรวจนับสต๊อก ปรับยอดสินค้า และอื่นๆ
ii.ในโรงงานก็ควรมีพวกเอกสารสำหรับการผลิต
b.รายงานที่เกี่ยวข้องกับการรับจ่ายและจำนวนคงเหลือ พร้อมทั้งต้นทุนสินค้าในคลัง
c.ระบบสต๊อกในปัจจุบันนี้ อย่างน้อย ต้องมีการคำนวณต้นทุนแบบ FIFO และ Moving Average นะครับ ถ้าไม่มีนี่ไร้ค่าเลย เราจะไม่ทราบแม้แต่ว่า ต้องกระจายสินค้าไหนออกบ้าง
9.ด้านการวิเคราะห์ข้อมูล
a.พูดถึงโปรแกรมบัญชี ถ้ามีแต่เก็บเอกสารเก็บข้อมูล กับรายงานขั้นพื้นฐานแต่ไม่มีการวิเคราะห์ นี่มันก็ไร้ค่ายังไงไม่รู้ เพราะหัวใจของการเอาโปรแกรมบัญชีมาใช้งานก็เพื่อวิเคราะห์สถานะต่างๆของกิจการนี่เอง
10.ด้านอื่นๆ เช่นด้านการคำนวณค่าเสื่อม สินทรัพย์ ด้านเงินเดือนประกันสังคมเป็นต้น
เราจะต้องเลือกใหม่ ที่มี ฟังก์ชั่นสูงมากขึ้นๆ แต่แน่นอนว่ายิ่งสูงมากราคาก็ยิ่งแพง ถ้ายิ่งไปถึงระดับ ERP ราคายิ่งเป็นหลักล้าน ดังนั้น ในภาคธุรกิจที่ไม่ได้มีทุนทางด้านระบบสูงขนาดนั้น จึงจำเป็นต้อง ยอมปรับตัวให้เข้ากับระบบส่วนนึง เพื่อให้ใช้ระบบที่ไม่ต้องถึงขั้น ERP ให้ได้
ในปัจจุบันเมื่อโลกมาถึงยุค Cloud โปรแกรมบัญชี ก็ได้ปรับตัวให้ขึ้น Cloud เช่นกัน โดยเริ่มแรกในตลาดจะเป็นโปรแกรม straccountonline เกิดมาตั้งแต่ 10 ปีทีแล้ว แต่เข้าใจว่า internet ยุคนั้นช้า บวกกับความไม่เชื่อมั่นในเรื่องความปลอดภัยบน internet โปรแกรมจึงไม่ได้เป็นที่กล่าวขวัญมากมาย ถัดมาโปรแกรม straccountonline ได้พัฒนา Version ใหม่ขึ้นมาภายใต้ชื่อ ACCCLOUD.CO ซึ่งเป็น ระบบที่มีฟังก์ชั่นสูงกว่าตัวเดิมมาก ภายใต้เทคโนโลยีใหม่ โดยโปรแกรมเน้นไปทางด้านการผลิตมากขึ้น
โปรแกรมบัญชี AccCloud.co การเข้าโปรแกรมจะเข้าผ่าน AccCloud.co แล้วเลือกไปที่ Log In ดังรูป
ทางผู้ผลิตเขาให้ผู้สนใจเข้าไปทดลองใช้งานได้โดยกดปุ่ม Demo ในหน้าจอ Log In ดังรูปครับ
พอเราเข้ามา จะเป็นหน้าจอแสดงภาพรวมของระบบดังรูป
ถ้าคนเคยเล่นโปรแกรมบัญชีบน window มาก่อนจะดูแล้วคุ้นเคยเพราะมีการแยกหน้าคล้ายๆกัน
หน้าแรกจะบอกถึงสถานะกิจการว่าวันไหนจะต้องวางบิล ต้องขึ้นเงินเช็ค ต้องผ่านเช็ค ต้องรับสินค้าจากในสั่งซื้อใบไหนบ้าง ซึ่งจะสะดวกมากสำหรับผู้ทำงานเพราะจะแยกตามแต่ละระบบงาน ด้านขวามือจะเป็นบอกถึงสถานะบริษัท ว่าตอนนี้มีลูกหนี้คงค้างเท่าไหร่ มีสินค้าคงค้างอะไรบ้างเหลือเท่าไหร่
ด้านบนขวามือจะเห็นว่ามี 3 ขีดอยู่นั่นคือ เมนูสำหรับติดตั้งรหัสต่างๆ
เช่นติดตั้งรหัสสินค้า ติดตั้งคลังสินค้า ติดตั้งต้นทุนมาตรฐาน ติดตั้งสูตรการผลิต ติดตั้งตารางราคา (ในกรณีที่ราคาสินค้าผูกกับลูกค้าแต่ละราย) หรือ ติดตั้งรหัสบัญชี ติดตั้งรหัสลูกค้า ติดตั้งรหัสผู้จำหน่าย รหัสเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญซึ่งเปรียบเสมือนรากหรือ โครงหลักของโปรแกรมบัญชี เป็นต้น
หลังจากที่เราได้ทำการ Setup รหัสพื้นฐานของโปรแกรมบัญชี AccCloud.co แล้ว คราวนี้ก็เป็นการวาง Flow การทำงานของกิจการ เช่น กิจการของเราเป็นกิจการประเภทการผลิตสินค้าเพื่อจำหน่าย แน่นอนว่าจะต้องมีฝ่ายผลิต ในการผลิตสินค้าในแต่ละครั้งต้องมีสูตรการผลิต เช่นเดียวกัน สูตรการผลิตของเราโดยมากแล้วจะไม่คงที่ หรือ เปลี่ยนไปตามลูกค้าที่เข้ามาสั่งด้วย 
