Advertisement
คงปฏิเสธไม่ได้ว่า ปัจจุบันโปรแกรมพื้นฐานของแต่ละกิจการมีหลักๆไม่กี่อย่างเช่น โปรแกรม Microsoft Office เช่น Excel, Word และ โปรแกรมบัญชี AccCloud.co ที่แทบทุกกิจการจะต้องมีใช้ นอกจากนั้นก็จะเป็น โปรแกรมติดต่อสื่อสารประเภท Line หรือ email เป็นต้น
ในบทความนี้ผมจะมารีวิวในส่วนของโปรแกรมโปรแกรมบัญชีครับ (Romney and Steinbart (2003) )ได้ให้คำจำกัดความไว้ว่า “โปรแกรมทางการบัญชี คือ ระบบการทำงานระบบหนึ่งซึ่งประกอบด้วย เทคโนโลยีสารสนเทศ ทรัพยากรมนุษย์ และนโยบายของบริษัท เน้นถึงการใช้ข้อมูลทางการบัญชีที่เกิดจากการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจเพื่อ ให้บรรลุวัตถุประสงค์หลักดังนี้
1.การเก็บรวบรวมและบันทึกรายการค้าของธุรกิจ
2.การประเมินผลข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีประโยชน์ การวางแผน การสั่งการ และการควบคุม
3.การจัดให้มีการควบคุมข้อมูลของธุรกิจเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความครบถ้วน ถูกต้อง และเชื่อถือได้ “
ดังนั้นความละเอียดซับซ้อนขอ
ก่อนอื่นต้องมาดูก่อนว่า โปรแกรมบัญชี จะต้องมีคุณสมบัติขั้นต่ำอะไรบ้าง โดนปกติแล้วโปรแกรมบัญชีจะต้องมีคุณสมบัติตามนี้ครับ
1.ด้านการ Setup ระบบ
a.อย่างน้อยเลยต้องมีให้ Setup ดังนี้
i.รหัสพื้นฐานเช่นพวกรหัสบัญชี รหัสสินค้า รหัสลูกหนี้ รหัสเจ้าหนี้
ii.รหัสJob งาน รหัสการบริการต่างๆ
2.ด้านบันทึกบัญชีได้ (ถ้าลงไม่ได้ ก็ไม่ใช่โปรแกรมบัญชี)
a.ลงบันทึกสมุดรายวันได้
b.ลงบันทึกภาษีซื้อ ภาษีขาย ภาษีซื้อรอขอคืน ได้
c.ลงบันทึก ภงด 1 3 53 หัก ณ ที่จ่าย ภพ 30 และ ประกันสังคมได้
d.ออกรายงานแยกประเภท สมุดรายวัน งบกำไรขาดทุน กระดาษทำการ งบดุล วิเคราะห์งบการเงิน และ งบกระแสเงินสด ได้
3.ด้านการซื้อ
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
i.ใบขอซื้อ
ii.ใบสั่งซื้อ
iii.เอกสารรับสินค้า
iv.เอกสารตั้งหนี้
v.เอกสารพวกงานซื้อประเภทต่างๆ เช่นซื้อในประเทศ ต่างประเทศ
b.รายงานการซื้อ เช่นสรุปการสั่งซื้อ สรุปสินค้าจากการสั่งซื้อ
4.ด้านการขาย
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
i.ใบเสนอราคา
ii.ใบสั่งขาย
iii.ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี
iv.ใบส่งของ/ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
v.เครดิตโน้ต
vi.เดบิตโน้ต
b.รายงานเกี่ยวข้องกับการขาย
5.ด้านการเงินรับ
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
i.ใบวางบิล
ii.ใบเสร็จรับเงิน
iii.ใบสำคัญรับชำระ
b.รายงานที่เกี่ยวข้องกับการรับชำระ และ พวกรายงานลูกหนี้ต่างๆ
6.ด้านการเงินจ่าย
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
i.การรับวางบิล
ii.ใบสำคัญจ่ายชำระ
iii.พวกเอกสารเงินสดย่อย
iv.พวกเอกสารการตั้งหนี้ หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ
b.รายงานที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายชำระ และพวกรายงานเจ้าหนี้ต่างๆ
7.ด้านธนาคาร
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
i.ปรับปรุงธนาคาร
ii.ดู Bank Statement
iii.บันทึกการรับจ่ายเช็ค การเข้าเช็ค การ Reconcile Cheque
b.รายงานที่เกี่ยวข้องกับพวกความเคลื่อนไหว และ ยอดเงินในธนาคาร ซึ่งต้องสอดคล้องกับยอดบัญชีด้วยเช่นกัน
8.ด้านสต๊อกสินค้า
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
i.พวกเอกสารรับจ่าย ใบรับ ใบเบิกสินค้า ตรวจนับสต๊อก ปรับยอดสินค้า และอื่นๆ
ii.ในโรงงานก็ควรมีพวกเอกสารสำหรับการผลิต
b.รายงานที่เกี่ยวข้องกับการรับจ่ายและจำนวนคงเหลือ พร้อมทั้งต้นทุนสินค้าในคลัง
c.ระบบสต๊อกในปัจจุบันนี้ อย่างน้อย ต้องมีการคำนวณต้นทุนแบบ FIFO และ Moving Average นะครับ ถ้าไม่มีนี่ไร้ค่าเลย เราจะไม่ทราบแม้แต่ว่า ต้องกระจายสินค้าไหนออกบ้าง
9.ด้านการวิเคราะห์ข้อมูล
a.พูดถึงโปรแกรมบัญชี ถ้ามีแต่เก็บเอกสารเก็บข้อมูล กับรายงานขั้นพื้นฐานแต่ไม่มีการวิเคราะห์ นี่มันก็ไร้ค่ายังไงไม่รู้ เพราะหัวใจของการเอาโปรแกรมบัญชีมาใช้งานก็เพื่อวิเคราะห์สถานะต่างๆของกิจการนี่เอง
10.ด้านอื่นๆ เช่นด้านการคำนวณค่าเสื่อม สินทรัพย์ ด้านเงินเดือนประกันสังคมเป็นต้น
ทางผู้ผลิตเขาให้ผู้สนใจเข้าไปทดลองใช้งานได้โดยกดปุ่ม Demo ในหน้าจอ Log In ดังรูปครับ
พอเราเข้ามา จะเป็นหน้าจอแสดงภาพรวมของระบบดังรูป
ถ้าคนเคยเล่นโปรแกรมบัญชีบน window มาก่อนจะดูแล้วคุ้นเคยเพราะมีการแยกหน้าคล้ายๆกัน
หน้าแรกจะบอกถึงสถานะกิจการว่าวันไหนจะต้องวางบิล ต้องขึ้นเงินเช็ค ต้องผ่านเช็ค ต้องรับสินค้าจากในสั่งซื้อใบไหนบ้าง ซึ่งจะสะดวกมากสำหรับผู้ทำงานเพราะจะแยกตามแต่ละระบบงาน ด้านขวามือจะเป็นบอกถึงสถานะบริษัท ว่าตอนนี้มีลูกหนี้คงค้างเท่าไหร่ มีสินค้าคงค้างอะไรบ้างเหลือเท่าไหร่
ด้านบนขวามือจะเห็นว่ามี 3 ขีดอยู่นั่นคือ เมนูสำหรับติดตั้งรหัสต่างๆ
เช่นติดตั้งรหัสสินค้า ติดตั้งคลังสินค้า ติดตั้งต้นทุนมาตรฐาน ติดตั้งสูตรการผลิต ติดตั้งตารางราคา (ในกรณีที่ราคาสินค้าผูกกับลูกค้าแต่ละราย) หรือ ติดตั้งรหัสบัญชี ติดตั้งรหัสลูกค้า ติดตั้งรหัสผู้จำหน่าย รหัสเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญซึ่งเปรียบเสมือนรากหรือ โครงหลักขWebsite : https://www.acccloud.co/ [/size]
